Vill du att folk ska förstå dig?
Var tydlig med vad du menar och vad du vill? Kommunicera bättre och mer effektivt genom att vara tydlig och kortfattad.
Jag vill att du ska reflektera över din kommunikation, när du har läst det här brevet. Jag vill också att du ska agera:
- skriv ett kort och tydligt SMS.
- skriv ett kortfattat mejl med en tydlig fråga eller uppgift.
- förbered ett samtal eller möte nästa vecka.
Bra kommunikation börjar med tydliga intentioner. Tydliga intentioner kräver eftertanke. Eftertanke tar tid och energi.
Jag tror att det är en ansträngning som lönar sig. Otydlig kommunikation kostar också mycket tid och kraft.
Jag tror att ett meddelande (en text eller ett inlägg i ett samtal) kan ha två syften:
- få mottagaren att förstå viktig information
- få mottagaren att göra något
Bli klar över vad ditt syfte med meddelandet är. Ansträng dig för att nå ditt mål med meddelandet.
Jag pratar här om om instrumentell kommunikation. Kommunikation med ett klart syfte. Det finns kommunikation där syftet är bredare och handlar om att skapa kontakt och bygga relation (eller bara döda tid).
För att nå ditt mål behöver du förstå din mottagare. Vad kan och förstår din mottagare redan? Vilka möjligheter att agera har din mottagare?
Utifrån den förståelsen av din mottagare tar du bara med det nödvändigaste i ditt meddelande:
- förklara sådant mottagaren troligtvis inte förstår.
- förklara inte sådant som är självklart för mottagaren.
- be mottagaren göra sådant hen kan och har ansvar för.
- undvik att belasta mottagaren med uppgifter utanför hens förmåga eller ansvar.
Ibland är det inte tydligt vad en person vet, förmår eller har ansvar för. Då kan det vara bra att fråga för att förtydliga.
Målet är att lägga tid och energi på det som är viktigt och möjligt.
Du kan tänka på det här i många sammanhang:
- när du skriver mejl på jobbet
- när du deltar i ett möte
- när du bestämmer tid med en vän
- när du skriver en jobbansökan
- när du skriver en masteruppsats på universitetet
Nästan all målinriktad kommunikation har vissa saker gemensamt, tror jag. Att se generella framgångsfaktorer kan hjälpa oss i många sammanhang.
I den här filmen ger jag fler exempel på hur enkelhet och tydlighet kan hjälpa dig att kommunicera effektivare:
Vill du öva dig nästa vecka?
Välj ett meddelande du ska skicka.
Tänk igen ditt syfte och vem din mottagare är. Anpassa ditt meddelande till situationen.
Ta bort allt onödigt och fokusera på det viktiga.
Berätta i en kommentar vad du ska öva på. Berätta gärna efteråt hur det gick. Syftet med att dela med sig är att vi kan lära oss av varandra.
Hoppas du får en superfin och lärorik vecka. Dela gärna brevet med en kompis om du tycker det är givande.
/Kalle
Tjena, Kalle! Har inte så mycket att tillägga. Nästa ingenting faktiskt))) Håller med om man skriver ett mejl till någon, har medarbetarsamtal eller skriver ett kort bidrag så det är viktig att vara tydlig annars blir det missförstånd. Det gäller inte bara svenska språket. Ha det gott. Hoppas vi får en live nästa vecka.